業務をカイゼンする『DataSpider BPM』の紹介

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アプレッソ開発部の渡辺と申します。

dstnチームに新しく参加することになり、Blogにも記事を投稿させていただくことになりました。以後、よろしくお願いします。読者の皆様に興味深く楽しんで読んでいただける記事を投稿させていただこうと思っております。

今回はアプレッソの製品である『DataSpider BPM』についての紹介をさせていただこうと思います。

アプレッソと言えばDataSpider、DataSpider(DataSpider Servista)についてはご存じの方も多いのではないかと思います。しかし、DataSpider BPMについてはまだあまり紹介が出来ていないのではないかと思っております。そこで、DataSpider BPMとはどんなソフトウェアでどのように役に立つのかを少し紹介させていただこうと思います。

DataSpider BPMとは、ビジネス上の人の活動を管理する(BPM:Business Process Management)ソフトウェアです。業務をモデル化し見える化することにより、業務プロセスの様々な課題を解消することができます。

今回は、架空の会社X社がDataSpider BPMを導入したとして、導入により業務がどのように変わったかを説明する形で、DataSpider BPMの紹介をさせていただきます。

 

タスク(業務)の実行が効率化する


朝に出社して、自分が今日すべきことが「すぐ」に解るでしょうか?あるいは今すぐに、あなた今日がすべきタスクを全て挙げてくださいと言われてすぐ答えられるでしょうか?DataSpider BPMを導入すると、自分が今すべきことが明確に解るようになり、作業に集中することができるようになり、業務効率を良くすることが出来ます。

・マイタスク画面

朝、出社してきたAさんは、今日の作業に取り掛かるためにDataSpider BPMにログインします。すると、以下のようにマイタスク画面に「自分が今すべきタスクの一覧」が表示されます。Aさんは出社してすぐに自分のタスクを把握することができ、すぐにタスクの実行に取り掛かることができました。また、タスク処理中は他のタスクの事を忘れて実行中のタスクに集中し、タスクを終わらせた後に次にすべきことをすぐに決めて、取り掛かることが出来るようになりました。

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DataSpider BPMが導入されるまでは、今すべきことや今日すべきことはすぐには解りませんでした。 出社すると、まず今日すべきことを確認しなければならず、帰る前には実行し忘れているタスクがないか確認する時間が必要でした。また、一つタスクが終わるたびに次に何をするか一旦調べて考える必要がありました。

DataSpider BPM導入後はマイタスク画面で「自分が今すべきタスクの一覧」が明確になり、タスク管理の負荷から解放されました。そのため、タスク管理に煩わされることなくタスク実行に集中することが出来るようになりました。帰る前に、実行し忘れているタスクが無いかどうかを心配する必要もなくなりました。画面を見れば、残っているタスクがあるかどうかはすぐに解るからです。

導入前
・毎朝:今日何するんだったっけ?調べなきゃ。
・タスク実行後:次なにするんだったっけ?
・帰る前:実行し忘れているタスクがないか確認する必要があった

DataSpider BPM導入後
・毎朝:残タスクは一目瞭然、すぐに作業に取りかかれる。
・タスク実行後:次のタスクにすぐ取り掛かれる
・帰る前:タスクが残っているか残っていないかは、画面を見れば簡単に解る。

自分のタスク管理に費やす時間や注意力が必要なくなり、タスクの実行そのものに集中することができるようになるために、業務の量と質が改善します。マイタスク画面には常に「自分が今すべきタスクの一覧」が表示されているので、すぐに次のタスクを選んで実行することができます。Aさんは、タスク管理からすっかり解放されて、タスクの実行に集中することができるようになりました。

・タスクの実行

Aさんは、選んだタスクを実行しタスクが完了したのでDataSpider BPM上でタスクの完了処理をすることにします。

DataSpider BPMでは、以下のような入力画面(マイタスク画面をクリックすれば表示されます)で所定の項目を入力すれば、タスクを完了処理できます。入力画面では作業完了時に報告すべき項目が表示されるので、入力を行って「処理完了」のボタンを押します。これで、Aさんの作業は完了します。

Aさんは、作業が完了したことを自分で報告したり誰かに連絡する必要はありません。また、完了したタスクは自動的にマイタスクのタスク一覧からも消えるので、残タスクの管理をする必要もありません。つまり、タスクが完了したことを入力したら、すぐに次のタスクに取りかかることが出来ます。

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DataSpider BPMが導入されるまでは、自分のタスクが終わった後、続きの作業をする他の人に作業が終わったことを伝えたり報告したり承認を取ったりと手間のかかる作業が必要でした。これらには時間がかかるだけでなく、相手が不在だったり外出中だったりして連絡がうまく出来なかったり、報告を忘れてしまってタスクが途中で止まってしまうこともありました。
また、自分が作業している最中に他の人からの作業完了報告を受けなければならなかったので、必然的に完了報告による「割り込み」が発生して集中が途切れる原因となっていました。

また、そもそも作業が完了したあと、誰に報告すれば良いのか良くわからなくなることもありました。Aさんは入社してすぐのころは誰に何を報告してよいのか良くわからなくなることがあり、上司のBさんに相談をして手間をかけてしまうことが良くありました。

DataSpider BPMが導入後は、上記画面で完了処理をすると、処理をした瞬間にタスクが次の人に引き継がれるようになりました。作業と作業の間の連絡のロスがこれにより消滅し、連絡による割り込みも無くなったため集中して作業しやすくなりました。また、入力して伝達すべきことは画面に表示されるので、新入社員でも報告すべき項目が解らなくなったり、誰に連絡すべきなのか解らなくなるようなことがなくなりました。

導入前
・タスク完了後:誰にどんな完了報告をしなければいけないんだっけ?
・報告:報告に時間がかかる、相手が不在だったりすることがある、報告を忘れてしまうことがある
・報告される側:作業中に割り込みが発生する

DataSpider BPM導入後
・タスク完了後:何もしなくても良い(自動で作業完了が通知される)
・報告:DataSpider BPMにより自動処理される。タスクが終わったら瞬時に次の人のタスクになり、時間のロスが無い。
・報告される側:割り込みは発生しないので自分の作業に集中できる。自分のタイミングでメールやマイタスク画面を確認して、情報を受け取ることが出来る。また、外出中でもモバイル端末から確認ができる。

タスク完了を報告をする手間が必要なくなるため、タスク実行に集中できるようになり、業務の量と質が改善します。また、報告による割り込み発生も減ります。また、タスクとタスクのつなぎ目での別の担当者への作業依頼の待ち時間がなくなることで、リードタイムの短縮が図られます。 DataSpider BPM導入によりスピーディーに業務を遂行する組織に生まれ変わることが出来ます。

DataSpider BPMを導入してから、Aさんは業務の実行に集中することができるようになり、毎日の作業を効率よくこなせるようになりました。

 

タスク(業務)の管理が効率化する


次に、管理面での変化についてみてゆきましょう。DataSpider BPMの導入は、部下の作業の管理に頭を悩ませていたチームリーダにも変化をもたらします。

・承認処理の面倒か減り、チェックの必要が自体が減る

すでに紹介した通り、DataSpider BPMを導入すると、タスクの管理や完了報告に煩わされことがなくなり、作業自体に集中することが出来るようになります。管理する側でも同じことがそのまま作業効率化につながります。

まず、承認依頼や完了報告による割り込みが発生しなくなります。DataSpider上で自動的に処理されるので、自分のタイミングでメールやマイタスク画面を確認して、必要な処理や確認をすることが出来るようになります。また、外出中でもモバイル端末から承認処理や確認ができるようになります。

また、業務の流れ自体をDataSpiderが管理するようになるため、チェックすべき間違い自体がそもそも無くなってゆきます。自動で処理されますの で、報告先を間違えるようなことはそもそも発生しなくなりますし、誰に何を報告した良いのか解らなくなるようなことも無くなります。タスク完了時の入力画面で は、必須項目の入力チェックなどが行われますので、必要な報告項目が抜けていることも無くなります。

導入前
・割り込みの発生:承認依頼や完了報告など
・指示の必要:タスクの実行方法についてきちんと説明しなければ業務が廻らない、指導や相談の手間がかかる
・ミスへの対応:間違ってなされた事務処理や報告の記載ミスへの対応が必要

DataSpider BPM導入後
・割り込みが発生しない:承認依頼や完了報告などはDataSpider上で自動処理される
・指示の必要が減る:タスクはDataSpider上で自動的に処理されるため、人間が気にしなければならないことが大幅に減る
・ミス自体が大きく減る:タスクは自動処理され、入力時に必須項目のチェックなどが行われるため、間違い自体が少なくなる。

・進捗管理のためだけの管理作業が不要に(本当に必要なコミュニケーションに集中できる)

DataSpider BPM上でのタスクの処理状況は、リアルタイムで確認することが出来ます。実行履歴とその詳細を確認したり、全体の実行状況を確認することが出来るようになります。

部下の処理状況がどうなっているか確認して回らなくても、DataSpider BPM上でリアルタイムに直接確認できるようになります。状況確認のためだけの管理作業が不要になっただけれなく、作業進捗の報告のためだけのミーティングや、残タスクを報告するだけのミーティングも不要になります。つまり、本当に必要なコミュニケーションに集中できるようになって行きます。

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導入前
・状況が見えない:状況と進捗がどうなっているか確認するためだけに聞いて回らないといけない
・手作業での進捗管理:進捗報告だけのミーティングなどが必要
・上記作業に忙殺され、それ以外の相談がなかなかできない
・確認して情報をまとめ上げないと全体の状況が解らない

DataSpider BPM導入後
・状況が見える化:DataSpider BPM上で状況が確認できるようになる
・進捗管理の自動化:DataSpider BPM上で管理されており、個々人でも残タスクがマイタスク画面で常にチェックできる
・進捗管理のためだけの確認・報告作業が大きく減り、本当に必要な相談ができるようになる
・全体の状況をリアルタイムで確認することが出来る

DataSpider BPMにより、管理上の単純作業や、進捗管理のためだけの確認・報告作業を大きく減らすことが出来るようになります。また、状況がリアルタイムで見えるようになるので、実際に問題が起こって相談や報告が上がって来る前に、早めに状況を察知して手を打つこともできるようになります。

DataSpider BPMで十分にうまく業務プロセスが廻るようにできれば、管理のための工数が大きく減ります。そうなれば、チームリーダが自分自身の作業をする時間を十分に取れるようになります。結果として、チームリーダも含めて、タスクの実行に集中できるようになってゆきます。

 

業務の絶え間ないカイゼンが可能になる


ここまでは「業務を行う」人達の話をしてきました。最後に組織のリーダーにとって、つまり業務をどのように実施するか考える立場にとってのDataSpider BPMについて紹介します。

・業務プロセスをリーダー自らが作成できる

ここまでの説明の通り、DataSpider BPMでは事前に設定されたとおりに業務プロセスが自動で処理されます。つまり、DataSpider BPMで業務を実行するには、まず業務プロセスを定義(作成)しておく必要があります。

DataSpider BPMでは業務プロセスの定義はグラフィカルな表示でマウス操作によって作成・修正することが出来るようになっています。複雑な操作やプログラミングの知識を必要としないため、現場レベルでの業務プロセスの作成と修正が可能になっています。

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リーダーは自ら、上記の画面で業務プロセスを設計することが出来ます。上記画面は書類の業務プロセスと同じようにも見えますが、書類による業務プロセスとは決定的な違いがあります。ここで業務プロセスとして作ったことは、ここまで説明してきたように、実際に会社の業務として実施されるのです。

業務はどのようになっているべきか、どんな作業が行われるべきか、それぞれのタスクは誰に割り当てられるべきか、承認はどうするか、それそれの作業後にどんな項目を入力してもらう必要があるのか。DataSpider BPMを導入すると、この画面が社の業務プロセスの作戦指令室のように機能し、業務をまさに「この画面で設定した通り」に実行できるようになります。

・業務の絶え間ないカイゼンが可能になる:業務の問題点が見える化する

一度作った業務プロセスはいつでも変更することが可能です。もし業務プロセスを作ってみて問題点が見つかれば、すぐに修正した業務プロセスに変更することが出来ます。また同じように、業務上の新しいニーズにも迅速に対応することができます、業務プロセスを修正すれば、すぐ新しいビジネスに対応できるようになります。

また既に説明した通り、DataSpider BPMでは、業務の実行状況がリアルタイムで見える化します。業務プロセスを作りカイゼンして行く立場からすると、現在の業務プロセスに問題が無いかリアルタイムでチェックできることを意味します。

業務プロセスには様々な問題が発生することがあります。例えば、承認待ち部分など特定の部分の処理が追いつかずタスクが滞留する現象や、特定のプロセスに異常に時間がかかっている現象、業務プロセスが実際のニーズにうまく応えていないために例外処理が頻発する現象などです。これらはリアルタイムでモニタすることが出来ます。

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・業務の絶え間ないカイゼンが可能になる:定量的に業務を改善できるようになる

DataSpider BPMを用いて、業務を定量的(つまり数値指標を用いて)に改善できるようになります。

例えば、あなたが発注オペレーションを行う部署のリーダーだとして、今期の経営目標として以下の業務改善の達成を課せられているとします。

今期の目標:
・発注ミス発生件数を10件以下にする
・注文を受けてから発注作業が完了するまでの平均時間を出来るだけ短く、当面は12時間にする

DataSpider BPMを導入すると業務が見える化します。そのため、このような目標を管理して業務改善をすることが出来ます。また、定量的な管理もできるようになります。

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まず、発注ミスが発生したら、どうしてミスが発生したのかを実行履歴から調査することができるようになります。そこから、作業ミスの発生を検知してやり直す方法がないかや、そもそもミスが発生しないように業務プロセスを作り直すことを検討できるようになります。

また、タスク実行に関する各種の統計を取ることもできるようになります。これにより、注文を受けてから発注作業完了までの時間(統計)を確認し、業務プロセスのどの部分でどれだけの時間がかかっているかを確認できるようになります。これにより、時間が多くかかっている業務プロセスを洗い出すことが出来、これにより処理を迅速にするべく業務プロセスを作り直すことが可能になります。また同時に、今は慌てて改善する必要が無い部分に労力を割くことなく、今すぐ改善が必要な部分に注力することができます。

・業務に関して、達成目標を設定する
・DataSpider BPMで業務の実行状況を分析する
・問題が起こっていたら(発注ミスなど)、実行履歴からなぜそういうことになったか調査し、問題が再発しないように業務プロセスを改善する
・数値目標が達成できているか統計情報を確認し、業務プロセスのどの部分が要改善であるかを理解し、手を打つ
・業務のカイゼンの結果について、修正後に狙ったカイゼン効果が出ているかをチェックする
・もし、狙った通りの改善効果が得られていれば次の改善目標に向けて検討を行う、もしそうでなければ、なぜそうなったかを調査する

このように業務プロセスを定義し、実行状況をモニタし業務プロセスを修正することを繰り返すことで、業務プロセスをどんどんと良いものにすることができるようになります。

導入前
・社内の業務はそもそもどういう風に実施されているのか良くわからない
・業務を改善しようとすると、まず調査を行って現状の業務がどうなっているか確認する必要がある
・業務プロセスを変更するには、まずは書面で新しい業務プロセスを作り、皆に新しい手順を説明する必要があるなど手間と時間がかかる
・業務プロセスの変更は大変なので頻繁にはできない
・業務プロセスが狙った通りに機能しているかどうかよくわからない。ヒアリングなどを経て時間をかけて確認しなければならず、リアルタイムの状況を掴むことは難しい
・業務プロセスに要改善点があっても、状況が見えないのでどのような手を打つべきか解りにくい

DataSpider BPM導入後
・業務の流れは定義され、実行状況も見える化している
・業務プロセスを変更するには、上記プロセス作成画面でプロセス定義を書き換えればよい
・業務プロセスの変更を頻繁に行うことも可能である
・業務プロセスが狙った通りに機能しているかどうかは画面を見れば解る、リアルタイムで状況を把握できる
・業務プロセスに要改善点がある場合、何が問題なにかリアルタイムに状況を確認できる
・業務プロセスの絶え間ないカイゼンが実施できるようになる

 

おわりに


説明をシンプルにするため、業務プロセスはリーダーが作るスタイルの組織を例に説明しましたが、DataSpider BPMは特定の業務の行い方でなければ使えないということはないので、皆さんの組織での業務スタイルにて読み替えていただければと思っております。例えば、業務プロセスの定義を誰もが出来るようにして、自分たちの日常業務を業務プロセスに作りこんで改善できるようにして、自主的かつボトムアップに社内の業務が効率化してゆくようなスタイルを実現することもできます。

またDataSpider BPMには、他にも是非とも紹介をさせていただきたい色々な利用方法があります。今回はまず、BPMソフトウェアとしての業務の効率化と、継続的な業務のカイゼンが実現できる点について紹介をさせていただきました。しかしこれは、DataSpider BPMの使い方としては基礎的なものです。DataSpider BPMについては今後また、記事にしたいと考えております。

以上、長くなりましたが、今後ともよろしくお願いいたします。

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